Compliance Hinweisgebersystem | Compliance Hinweisgebersystem

So funktioniert das Hinweisgebersystem compliance consultancy

Integrität - Kompetenz - Objektivität - Effizienz

Die Ombudsmann-Hotline bildet den Zugang zu einem umfassenden Prozess, der es ermöglicht, aufgrund eingehender Hinweise präventiv das eigene Unternehmen zu schützen, dessen Integrität zu wahren und so Werte für Ihr Unternehmen zu schaffen. Im Rahmen eines professionellen Prozessmanagements werden die eingehenden Hinweise für das Unternehmen aufbereitet und einer juristischen Bewertung unterzogen.

Möchte uns ein Hinweisgeber, der sogenannte Whistleblower, erreichen, so hat er drei Möglichkeiten zur Auwahl.

Auf Wunsch des Hinweisgebers wird dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt. Gegenüber dem Ombudsmann sollte jedoch die Identität offen gelegt werden.

Der dem Hinweis zugrundliegende Sachverhalt wird aufgenommen und alle wichtigen Aspekte zusammengefasst. Dieser Sachverhalt erhält eine Fallnummer. In einem weiteren Schritt werden die Informationen validiert und einer juristischen Prüfung unterzogen, sofern sich der Verdacht eines Verstoßes gegen rechtliche Vorschriften oder unternehmensinterne Richtlinien verdichtet.

Die Zusammenfassung dieser Informationen wird der Kontaktperson im Unternehmen, gegebenenfalls ohne Namensnennung des Hinweisgebers, zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen der internen Untersuchung im Unternehmen kann es für die Sachverhaltsaufklärung erforderlich sein, dass das Unternehmen noch weitere Informationen von dem Hinweisgeber benötigt. Es ist jedoch dessen Entscheidung, ob er direkt mit dem Unternehmen in Kontakt tritt oder ob er nur über den Ombudsmann kommunizieren möchte. Letzteres wird in den Fällen gegeben sein, wenn die Anonymität des Hinweisgebers zu wahren ist.

Das Unternehmen prüft den Hinweis und informiert den Ombudsmann über das Ergebnis sowie über die veranlassten Gegenmaßnahmen. Der Ombudsmann unterrichtet daraufhin den Whistleblower über den Ausgang der internen Untersuchung.